Obowiązki pracodawcy związane z ustaniem stosunku pracy. Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 19 (325) z dnia 1.10.2012. 1. Wygaśnięcie lub rozwiązanie umowy o pracę. Wygaśnięcie umowy o pracę następuje z mocy prawa, w wyniku określonych w przepisach okoliczności i nie wymaga podejmowania jakichkolwiek czynności przez strony stosunku pracy. Czy w przypadku kontynuacji prowadzenia akt osobowych zgodnie z art. 945 k.p., np. po rocznej przerwie, oświadczenie kandydata o przekazaniu danych osobowych wkładamy do części A jako kolejny W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1 1 Kodeksu pracy (art. 61 1 Kodeksu pracy), pracownik jest obowiązany przedłożyć pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia W terminie, o którym mowa w § 1, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi. Obecne przepisy dają możliwość na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat. Przewidują też, że akta osobowe mogą zostać odebrane przez pracownika po tym okresie. W świadectwie pracy wystawionym pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia należy wykazać okresy pracy w różnych wymiarach czasu pracy, a także zamieścić informację o wypłaceniu jednorazowej odprawy emerytalnej. Przykładowy zapis w świadectwie pracy przedstawiono poniżej. Przykładowo wypełniony ustęp 1 i ust. 6 pkt 12 świadectwa Uwzględnienie odprawy pośmiertnej w świadectwie pracy jest istotnym krokiem, który może pomóc w zabezpieczeniu finansowym pozostałych członków rodziny po śmierci pracownika. Dzięki temu informacja o możliwości otrzymania odprawy pośmiertnej jest zawarta w oficjalnym dokumencie potwierdzającym historię zatrudnienia danej osoby. hbZ6. Od początku 2019 r. obowiązują nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji znacznie się skróci. W związku z tymi zmianami, powstał nowy obowiązek – pracodawca wraz ze świadectwem pracy, musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Jednak należy pamiętać, że informacje do świadectwa pracy nie wydaje się każdemu pracownikowi, z którym zakończono okres przechowywania dokumentacji pracowniczejOkres przechowywania akt pracowników do końca 2018 roku, wynosił 50 lat. Warto wiedzieć, że dokumentacja pracownicza to nie tylko teczki osobowe, ale również inne dokumenty, których czas przechowywania był zróżnicowany. Od 1 stycznia 2019 roku, zaczęły obowiązywać przepisy, które ujednolicają okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Regulacje w tym zakresie, opisano w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa wyszczególnia 3 grupy pracowników, u których stosuje się różne zasady określania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej:pierwsza grupa, to pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku – w ich przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat;druga, to pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999, a 31 grudnia 2019 roku, u których okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat, czyli ustala się go według starych przepisów. W przypadku tej grupy, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS odpowiednie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA);trzecią grupą, są pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. i w ich sytuacji, nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a akta pracownicze należy przechowywać 50 oznacza 10 letni okres przechowywania dokumentacjiArt. 94 pkt 9b zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Przepis ten określa również, że dokumentację należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, o ile odrębne przepisy nie przewidują innego okresu jej przechowywania. Zaś w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 945 § 2 w tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończy się ostatni stosunek 1Umowa pani Anny skończy się 31 marca 2019 roku. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji należy liczyć od 1 stycznia 2020 roku, co oznacza to, że koniec okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej mija 31 grudnia 2030 po zakończeniu 10-letniego okresu przechowywania, musi pamiętać że pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 946 pkt. 2 pracownik na odebranie swoich dokumentów, ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji 2Jeśli okres przechowywania dokumentacji mija 31 grudnia 2030 roku, wówczas pracownik ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania na jej odebranie czyli do dnia 31 stycznia 2031 przypadku nieodebrania dokumentacji przez pracownika, przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek jej zniszczenia. Dają też pewną dowolność w jaki sposób zostanie ona zniszczona, oraz nie wyznaczają dokładnego momentu zniszczenia. Wprowadzają okres, w którym ten obowiązek należy spełnić – jest to 12 miesięcy od daty, do której pracownik mógł odebrać dokumentację. Przechowywanie dokumentacji po tym okresie jest niezgodnie z 3Pani Anna nie odebrała swojej dokumentacji pracowniczej w terminie (do 31 stycznia 2019 r.). W tej sytuacji, pracodawca ma obowiązek zniszczyć całą dokumentację w ciągu kolejnych 12 miesięcy, czyli do końca stycznia 2032 do świadectwa pracyZgodnie z art. 946 w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:Okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;Możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;Zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej i kiedy przekazuje się informacje?Wprowadzenie tych przepisów spowodowało, że przedsiębiorcy zastanawiają się komu wydawać informację o okresie przechowywania dokumentacji. Czy informacja do świadectwa powinna być przekazywana wszystkim pracownikom, czy tylko tym zatrudnionym od 1 stycznia 2019 roku? W tej sprawie zabrało głos MRPiPS, w którym jasno określiło, iż obowiązki informacyjne określone w art. 946 dotyczą pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 roku, czyli wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast wydanie informacji do świadectwa, nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Wynika to z art. 7 ustawy z 10 stycznia, o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich 4Dnia 2 stycznia 2019 roku zatrudniono pracownika na okres próbny. Z dniem 31 marca rozwiąże się umowa o pracą z tym pracownikiem i nie zostanie ona przedłużona. Pracodawca w tej sytuacji jest zobowiązany dołączyć informację do świadectwa 5Rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło 28 lutego 2019 roku. W związku z tym, że pracownik ostatnią umowę podpisał w 2017 roku, pracodawca wydaje mu wyłącznie świadectwo pracy. Dodatkowa informacja do świadectwa pracy nie jest w takim przypadku wpisywać daty?Przepisy wprowadzają obowiązek poinformowania pracownika jednak nie określają, czy w informacji pracodawcy powinni zawrzeć informację wynikającą wprost z przepisów, czy muszą pracownikowi podać konkretne daty związane z okresem przechowywania. Należy jednak pamiętać, że według inspekcji pracy, informacje przekazywane pracownikom powinny być konkretne i zindywidualizowane. Dlatego też większość ekspertów prawa pracy sugeruje, żeby w informacji podać dokładne daty przy każdym z informacja do świadectwa pracy to osobny dokument?Pracodawca, który rozwiązuje stosunek pracy, ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy. Dokument ten powinien zostać wydany w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli nie możliwości, aby świadectwo wydać w tym terminie, powinno ono zostać przesłane w ciągu 7 dni od dnia ustania umowy. Taka sama zasada obowiązuje przy wydawaniu dodatkowej informacji. W tej sytuacji, wiele osób chce umieszczać ją w treści świadectwa, co jest błędne. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ws. świadectwa pracy, zawiera regulacje dotyczące elementów jakie należy w nim zawrzeć i według nich nie wpisuje się tam informacji na temat okresów przechowywania dokumentacji. Wynika z tego, że taka informacja powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze Katarzyna DorociakŹródło: INFOR Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracownika przez określony okres. Akta muszą być sporządzone w języku polskim i mieć odpowiednią formę. Kwestię języka, w jakim muszą być sporządzane dokumenty z zakresu prawa pracy, determinują przepisy znowelizowanej ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z jej przepisami dokumenty takie muszą być co do zasady sporządzane w języku polskim. Obecnie dopuszczalne jest jednak sporządzanie ich jednocześnie w wersji lub wersjach obcojęzycznych, z zastrzeżeniem, że wersją dominującą powinna być wersja polska, jeśli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim. Dokumenty wymagane przepisami prawa pracy mogą być sporządzone także wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem jednak, że osoba świadcząca pracę nie jest obywatelem polskim, włada tym językiem obcym i zgłosi odpowiedni wniosek, uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia dokumentu w języku polskim. Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących właściwego języka dokumentów grozi kara grzywny, którą może nałożyć na pracodawcę inspektor Pracownik - vademecum Warto jednak podkreślić, że powyższe zasady, w tym obowiązek stosowania języka polskiego, nie dotyczą wszelkich pisemnych form komunikacji z pracownikiem i wszelkich dokumentów, jakie mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika czy w dokumentacji pracowniczej (z zastrzeżeniem obowiązku stosowania języka polskiego także w dokumentacji podatkowej i ZUS-owskiej), a jedynie tych dokumentów, które są wskazane w przepisach prawa pracy ( umów o pracę i związanych ze stosunkiem pracy umów z pracownikiem, regulaminów i regulacji wewnętrznych, świadectw pracy, wypowiedzeń i porozumień, decyzji o nałożeniu kary porządkowej itp.). Nie ma zatem przeszkód, aby np. pisemne polecenie czy formularz oceny pracownika sporządzone były wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem, że pracownik włada językiem obcym w stopniu wystarczającym dla zrozumienia jego przepisy Kodeksu pracy ani rozporządzenia nie określają bezpośrednio formy, w jakiej należy prowadzić dokumentację pracowniczą czy akta osobowe pracowników, z uwagi na fakt, że większość czynności związanych ze stosunkiem pracy wymaga formy pisemnej ( zawieranie umów, porozumień, rozwiązywanie umowy o pracę itp.), nie budzi wątpliwości, że nie mogą być one prowadzone i przechowywane wyłącznie w formie wirtualnej, niezbędna jest forma papierowa. Potwierdza to także stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z 9 kwietnia 2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/R), zgodnie z którym wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników, także w stosunku do tych dokumentów, które dla swojej ważności czy dla celów dowodowych nie wymagają formy Zaginione akta osobowe Kwestię okresu przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników reguluje przepis art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odnosi się on jednak wprost do sytuacji postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania redakcji powyższego przepisu, który odwołuje się do „czasu, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”, wyprowadza się wniosek, znajdujący potwierdzenie w stanowisku PIP, że w każdym przypadku, także poza sytuacjami upadłości lub likwidacji pracodawcy, akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Dokumentację płacową pracodawca musi zaś przechowywać przez okres 50 lat od daty jej wytworzenia, chyba że krótsze okresy przechowywania przewidują przepisy szczególne – np. podatkowe lub dotyczące ubezpieczeń pracownicy są przejmowani przez innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy, wówczas następca prawny jest obowiązany przekazać wszystkie akta osobowe i dokumentację pracowniczą przejętych pracowników (§ 9 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Na nowego pracodawcę przechodzą też obowiązki związane z przechowywaniem tych Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, co stanie się z jego dokumentacją zatrudnienia. Taką informację należy przekazać wraz ze świadectwem pracy pracownika, z którym rozwiązywana jest umowa o pracę. Od pracodawcy zależy, czy nowe informacje w świadectwie pracy umieści w jego treści, czy załączy jako odrębny dokument. Skrócony okres przechowywania akt osobowych pracownika Od początku 2019 roku pracodawcy przekazują pracownikom nowe informacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych. Warto przypomnieć, że uległ skróceniu okres przechowywania akt osobowych. Poprzednio musiały być one przechowywane przez okres 50 lat. Natomiast zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe przez okres 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Warto wspomnieć, że w sytuacji, w której pracodawca po raz drugi zatrudnia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, następuje kontynuacja w dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Zatem dziesięcioletni okres przechowywania akt osobowych tego pracownika liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym następuje zakończenie ostatniego stosunku pracy. Trzy nowe informacje w świadectwie pracy dla pracownika Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy; możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz o jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania jej w wyznaczonym okresie. Przykład 1. Informacja do pracownika „W związku z rozwiązaniem/wygaśnięciem umowy o pracę oraz przedłożonym świadectwem pracy informuję, że: - okres przechowywania Pani/Pana dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł; - może Pani/Pan odebrać dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania; - w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym wyżej okresie ulegnie ona zniszczeniu”. Kiedy pracodawca zobowiązany jest wydać świadectwo pracy? Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas go nie wydano. Warto pamiętać, że w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; może być on złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy). Należy pamiętać, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 13 Kodeksu pracy). Jakie informacje muszą znaleźć się w świadectwie pracy? W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika należy podać w nim także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Ponadto powinny znaleźć się tam informacje dotyczące dni wolnych, w tym urlopów i opieki nad dzieckiem, czy pracownik objęty był ochroną stosunku pracy w związku z urlopem wychowawczym. Warto podkreślić, że nowe przepisy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczą wszystkich pracowników, z którymi zostały zawarte umowy o pracę po 31 grudnia 2018 r. Pracodawcy nie mają obowiązku informować pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. o okresie przechowywania akt osobowych. Podsumowując, nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odebrania tej dokumentacji przed jej zniszczeniem po upływie wymaganego czasu archiwizacji. Pracodawcy przekazują powyższe informacje pracownikom, których umowy o pracę zostały zawarte po 1 stycznia 2019 roku. Przygotowałem dla Was kilka praktycznych i aktualnych informacji dotyczących świadectw pracy w 2019. Niezależnie od tego czy jesteś pracodawcą, czy pracownikiem warto zdawać sobie sprawę jak wygląda sytuacja. Zwłaszcza, że w ostatnich miesiącach pojawiły się pewne znaczące zmiany. Dziś omówię najważniejsze informacje, a do tego udostępnię darmowy wzór do pobrania. Zapraszam! Obowiązkowe świadectwo pracy Na początku warto podsumować czym jest świadectwo pracy. Mówiąc wprost, to dokument wydawany pracownikowi przez pracodawcę, w związku z wygaśnięciem umowy o pracę lub rozwiązania stosunku pracy. Uwzględnia on szereg informacji o pracowniku,w tym historię i przebieg zatrudnienia. Nie ma znaczenia czy stosunek pracy został zakończony przez wypowiedzenie, czy upływ czasu na jaki została zawarta umowa – pracodawca ma obowiązek wystawić ten dokument. Świadectwo pracy powinno zawierać konkretne informacje, w tym na przykład: wymiar czasu pracy pracownika, podstawę rozwiązania umowy, opis stanowiska, natomiast nie ma jednego ustalonego i powszechnie obowiązującego wzorca. Dlatego też, pod koniec wpisu będziecie mieć możliwość pobrania wzoru, który można dodatkowo zmodyfikować wedle uznania i stosować na co dzień. Uwzględnia on też zmiany, jakie pojawiły się w tym zakresie w 2019 roku. I teraz o nich słów kilka. Świadectwo pracy – zmiany w 2019 roku Ostatnie miesiące wprowadziły zmianę w obowiązujących przepisach. Dodatkowy wpływ na to, miało też wejście w życie RODO i nowe obowiązki związane z ochroną danych osobowych. Na marginesie, jeśli temat RODO jest Wam bliski, polecam śledzić bloga WBT-IT. Znajdziecie tam dużo ciekawostek i praktycznych informacji w nawiązaniu do RODO. A wracając do zmian w świadectwie pracy… Z uwagi na minimalizację przetwarzania danych, które narzucają na administratorach (czyli w praktyce, na przedsiębiorcach) nowe przepisy, ze świadectwa znika informacja o imionach rodziców. Te dane, jeszcze do niedawna były umieszczane w dokumentach, obecnie ich nie wpisujemy. Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i pracownika, podania danych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe (korespondencyjne) wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. To nie jedyna zmiana, jak trzeba uwzględnić wystawiając pracownikowi świadectwo pracy. W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, pracodawca wraz ze świadectwem pracy powinien przekazać pracownikowi trzy dodatkowe informacje. O okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 Jak również o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji i ewentualnym zniszczeniu jej, jeśli we wspomnianym terminie jej nie odbierze. Dlatego też do wzoru świadectwa dołączam też od razu gotową do wydrukowania informację uwzględniającą powyższe zmiany. Aktualny wzór świadectwa pracy do pobrania Wspomniałem o nowych informacjach z jakimi trzeba zapoznać pracownika. Jak pokazuje praktyka, nie zawsze musi tak być. Przepisy są skonstruowane tak, że budzą wątpliwości, czy informację o okresie przechowywania dokumentacji należy wydawać wszystkim pracownikom czy tylko tym zatrudnionym od 2019 roku. Stanowisko MRPiPS w tej sprawie jest jasne. Obowiązki te nie dotyczą pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r. Natomiast jeśli macie dodatkowe pytania dotyczące aktualnych przepisów i świadectwa pracy, piszcie do mnie, albo do moich współpracowników z biura rachunkowego M&M Księgi Rachunkowe. Świadczymy nie tylko usługi księgowe, doradzamy także w kwestiach podatkowych i kadrowych. Zapraszam do współpracy, a póki co udostępniam aktualny wzór świadectwa pracy do pobrania. Tak jak wspomniałem, w pliku znajduje się dodatkowa informacja, jeśli będzie konieczność udzielić jej pracownikowi. Kliknij i pobierz wzór świadectwa pracy 2019: Informacja o okresie przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej Obowiązujący od 1 stycznia 2019 r. art. 946 kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do wydawania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy papierowej lub elektronicznej informacji, w której należy wskazać: 1) okres przechowywania dotyczącej pracownika dokumentacji, 2) możliwość jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ustawowego okresu przechowywania, 3) zastrzeżenie, że w przypadku jej nieodebrania dokumentacji w ww. terminie ulegnie ona zniszczeniu. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wątpliwości Przepis ten budzi wątpliwości co do zakresu podmiotowego pracowników, wobec których pracodawca powinien zrealizować zawarty w nim obowiązek. Jego brzmienie sugeruje bowiem, że omawianą informację należy wydać każdemu pracownikowi, którego stosunek pracy ustaje po 31 grudnia 2018 r. Wątpliwości tych nie rozstrzygają również w sposób jednoznaczny przepisy przejściowe ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( z 2018 r. poz. 357), która wprowadziła przedmiotowy przepis do kodeksu pracy. Niemniej jednak, na tle art. 7 ust. 1 tejże ustawy uzasadniona jest teza, że informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej wydajemy wyłącznie pracownikom zatrudnionym u danego pracodawcy po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. Chodzi zatem o pracowników, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tzn. uległ rozwiązaniu lub wygasł. Rozstrzygającym w tym zakresie kryterium jest zatem moment zatrudnienia u danego pracodawcy. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wyłączenia Tym samym obowiązek, o którym mowa w art. 946 kodeksu pracy nie ma charakteru uniwersalnego. Nie dotyczy on pracowników zatrudnionych: przed 1 stycznia 1999 r., których dokumentację należy zawsze przechowywać przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy, bez możliwości skrócenia tego okresu; pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., których dokumentacja również objęta jest 50-letnim okresem przechowywania, z możliwością jego skrócenia do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raporty informacyjne dotyczące danych pracowników. Przy czym, w odniesieniu do pracowników wymienionych powyżej w pkt b) pracodawca spełnia obowiązek informacyjny w innym trybie. A mianowicie informuje ich o możliwości i terminie odbioru dokumentacji w związku ze skróceniem okresu jej przechowywania, do którego dochodzi na skutek złożenia raportów informacyjnych dotyczących tychże pracowników. Takie stanowisko zajmuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (zob. Ubezpieczenia i Prawo Pracy Nr 3 (477) z dnia r.). Więcej informacji na temat nowych terminów przechowywania akt pracowniczych oraz nowych obowiązków pracodawców wynikających ze zmian w Prawie Pracy otrzymasz podczas szkoleń dla działów kadr. Autor artykułu: dr Piotr Wąż Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy. Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP: Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy Tutaj znajdziesz inne ciekawe artykuły: Dyskryminacja i mobbing w miejscu pracy Akta osobowe Asertywna komunikacja

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy